Bí kíp viết email "CHUẨN CÔNG SỞ" bằng tiếng Anh

Viết email đúng cách luôn là một vấn đề được chú trọng với dân văn phòng. Đặc biệt, nếu chúng được viết bằng tiếng Anh sẽ thể hiện được trình độ cũng như phong thái làm việc chuyên nghiệp của người viết, nhưng bạn sẽ dễ sai cách thức trình bày vì không phải ai cũng quan tâm đến nó. Direct English Saigon sẽ mách cho bạn bí kíp viết email xịn xò bằng tiếng anh "chuẩn công sở" để ghi điểm cao trong mắt nhà tuyển dụng nhé.

1. Đừng quên bắt đầu bằng lời chào hỏi

Lời chào phổ biến nhất trong các email chung là "Dear Madam/Mr." + họ của người nhận" Nếu bạn không biết tên người nhận email, hãy sử dụng lời chào mở đầu "Dear Sir/Madam". Một lời chào hỏi đầu tiên sẽ làm cho người đọc cảm nhận được sự trôn trọng của người viết dành cho mình

2. Gửi lời cảm ơn đầu email

Cho dù bạn đang viết email cho nhà tuyển dụng, sếp của bạn hay khách hàng, lời cảm ơn của bạn phải chân thành. Ví dụ: "Thank you for contacting Company X" (e.g., "Thank you for your request", "Thank you for contacting us") nếu bạn đang phản hồi email. Viết một lời cảm ơn ở đầu email của bạn là một điều tốt vì nó trấn an người đọc, giúp bạn tiếp thu thông tin dễ dàng hơn sau đó và khiến nó trông chuyên nghiệp hơn.

3. Nêu rõ mục đích gửi mail

Nêu mục tiêu của bạn ngay khi bạn bắt đầu quy trình lịch sự, thông thường. Điều này giúp email luôn đi đúng trọng tâm, tránh sự vô nghĩa không cần thiết và tiết kiệm thời gian cho cả bạn và người đọc email. Sau câu đầu tiên, bạn có thể cố ý chuyển sang phần thân của email.

Hãy nhớ sử dụng các câu có ý nghĩa, ngắn gọn và rõ ràng. Ngoài ra, hãy chú ý đến các lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Các từ viết tắt nên được hạn chế trong các email trang trọng tại nơi làm việc. Ví dụ: I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …

4. Kết thúc bằng lời cảm ơn

Một lời cảm ơn cuối cùng ở email luôn là một cái kết trọn vẹn và hoàn hảo.

Ví dụ: “Thank you for your Cooperation” (Cảm ơn vì hợp tác của bạn). Thank you for your consideration” (Cám ơn vì đã dành thời gian xem xét ).

Cuối cùng, hãy thêm một câu hỏi thăm ví dụ, chẳng hạn như " “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know”.

5. Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký

Email nên kết thúc bằng "Trân trọng", "Trân trọng" hoặc "Cảm ơn" để tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Không sử dụng "Thank you" hoặc "Cheers" trong email kinh doanh. Bước cuối cùng, hãy đọc lại email và kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi.

Chúc bạn thành công với các bí kíp viết email "chuẩn công sở" mà Direct English Saigon đã mách cho bạn nha.

Để kiểm tra trình độ tiếng Anh, bạn hãy truy cập địa chỉ sau

👉 Thư Viện Bài Kiểm Tra Trình độ Tiếng Anh - Direct English (directenglishsaigon.edu.vn) Hiện tại, Direct English Saigon đang đào tạo các khóa sau:

KHÓA GIAO TIẾP - GENERAL ENGLISH: Xây dựng nền tảng tiếng Anh vững chắc giúp giao tiếp lưu loát, diễn đạt ý trôi chảy, giúp thăng tiến trong công việc, du học, định cư...
KHÓA HỌC TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI - BUSINESS ENGLISH: Nâng cao khả năng giao tiếp, đàm phán, thương thuyết bằng tiếng Anh trong môi trường kinh doanh thương mại quốc tế.
KHÓA HỌC TIẾNG ANH LINH HOẠT- FLEXIBLE ENGLISH-ONLINE: Đào tạo theo hình thức online dành cho người bận rộn với thời gian học linh hoạt giúp phát triển toàn diện 6 kỹ năng - nghe, nói, phản xạ, đọc, hiểu, viết.